Temos ouvido muitos Gerentes reclamarem de que não possuem mais tempo para pensar ou mesmo trabalhar, devido às inúmeras e demoradas reuniões em que são obrigados a participar e, muitas vezes, sem ter diretamente interesse nas mesmas. Em compensação outros reclamam que as empresas onde trabalham – para ganharem tempo – aboliram completamente as reuniões e eles não têm com quem discutir assuntos que interessam a várias áreas.
É claro que nem no primeiro caso – com excesso de demoradas reuniões – e nem no segundo vamos ganhar tempo ou não perdê-lo. Dessa forma, podemos afirmar que dentro dos inúmeros fatores que determinam a eficácia e o sucesso de uma organização estão as reuniões, as quais devem ser reduzidas ao essencial e planejadas adequadamente para que atinjam os resultados esperados. Primeiramente o Gerente deve perguntar-se:
"É realmente necessário fazer a reunião? Ou um simples e-mail ou telefonema resolveria o assunto? Muitas vezes não é necessária uma reunião, mas por falta de planejamento a mesma é marcada.
Em que momento (dia, hora, local) a reunião pode ser marcada sem prejudicar ninguém? É preciso verificar a disponibilidade de cada um para participar da mesma e se o local a ser determinado é ideal e se estará disponível.
Com que antecedência a reunião deve ser marcada? (analisa-se a urgência do assunto e somente em casos especialíssimos marca-se para o mesmo dia).
Ao convocar uma reunião o Gerente deve analisar e determinar um local adequado, quem deve participar da reunião, o que os participantes necessitam levar, a que horas deve começar e, se possível, a que horas deve terminar. Além disso, o gestor deverá analisar a conveniência e informar a pauta da reunião ou, se for melhor, ele deve informar apenas o tema. Não esquecer os materiais de apoio - os seus e os dos demais participantes. E principalmente o Gerente deve estar preparado sobre os assuntos a serem debatidos na reunião.
Consequências do Não Planejamento
Gerentes que não planejam suas reuniões cometem eq uívocos como (a) Realizar a reunião em ocasião errada (dia, semana, hora etc.) onde nem todos podem participar; (b) Realizá-la em local inadequado (com excesso de calor, de ruído, fumaça, desconforto etc.) onde não se pode concentrar-se; (c) Não avisar os participantes da reunião sobre a pauta em tempo hábil, para cada um programar-se e se preparar. Os participantes não sabem o que falar e o que discutir.
Se o Gerente comandar uma reunião sem critérios ele permitirá conversas paralelas, divagações, discussões de outros assuntos ou não deixará ninguém se manifestar e vai acabar falando sozinho.
Ao terminar uma reunião não planejada não serão definidos os encargos e responsabilidades de cada um e as datas para a prestação de contas do que foi discutido, dando a impressão de ter sido uma reunião VAZIA.
Para que as reuniões deixem de ser maçantes os Gerentes devem contar com a participação efetiva dos presentes. Portanto, se não forem objetivas, dinâmicas e consistentes as reuniões perderão a credibilidade, resultando em participantes desmotivados e um enorme tempo perdido.
Reuniões Eficazes
Estando com a agenda preparada, o Gerente deve ser claro e objetivo na abordagem dos assuntos a serem debatidos (um de cada vez). Ele deverá ser sempre agradável e jamais deverá levantar sua voz, nem mesmo para interromper uma discussão inútil. Isso pode ser inibidor. Além disso, ele deve evitar o monólogo; ou seja, ele deve deixar e estimular o grupo a dar seu parecer.
Ele não deve interromper e nem se intrometer na discussão dos outros. O Gerente deve aguardar uma oportunidade para retomar a palavra. É claro que esta regra não valerá quando houver exageros dos participantes. Ele deve estimular os mais tímidos a falar e refrear – com diplomacia – o ímpeto dos mais falantes, fazendo com que todos, um de cada vez, participem. Além disso, o Gerente:
Não deve permitir que assuntos paralelos ou divagações estéreis "roubem o tempo".
Não deve pular para outro assunto sem que se tenha chegado a uma conclusão do tópico que estava sendo debatido.
Se julgar que há necessidade de se preparar uma ata sobre os assuntos da reunião, determinar – no início – quem a fará e se o essencial está sendo anotado.
Deverá encerrar a reunião na hora previamente determinada e agradecer a participação de todos
