Reduzir custos, ao mesmo tempo em que se aumenta a efetividade, a transparência e a flexibilidade: estes são os objetivos por trás da gestão de processos
A crise com a qual fomos confrontados por todos os lados na mídia teve uma grande influência no comportamento das empresas no último ano: algumas buscaram oportunidades de cortar custos. A época é ótima para aprofundar a análise de processos e incrementar o que já está em prática
O que preocupa muitas empresas é a otimização de custos. E nenhuma crise é necessária para que isso ocorra, mas, definitivamente, aumenta a pressão psicológica. Há diversos custos que podem ser ajustados: preços de matéria-prima e fornecedores, salários dos empregados, padrões de qualidade, entre outros. Mas os limites são rapidamente alcançados e mais cortes nos custos se tornam irresponsabilidade. Agora, é essencial explorar a otimização dos processos.
Mudando a perspectiva, a gestão de processos coloca os processos no centro das atenções.
Os processos necessários são definidos independentemente de sistemas de TI ou outras condições auxiliares. Essa perspectiva assegura que o processo contém apenas passos que são realmente necessárias para o resultado final e não contém nenhuma volta desnecessária. Os sistemas de TI são ajustados ao processo. Entretanto, essa maneira de pensar não joga fora todos os sistemas já existentes? É possível para uma companhia fazer tamanha reviravolta?
Aparentemente é mais recomendável não fazer tudo diferente de uma vez só, ao contrário, otimizar individualmente cada passo dos processos.
A vantagem de dar pequenos passos
Sem dúvida, qualquer um que se preocupa com a gestão de processos e sua implementação na companhia precisa ver os processos como um todo e “olhando de fora”. Será difícil, é claro, implementar uma mudança de estrutura cruzada com um projeto de gestão de processos, em particular, em épocas marcadas pelo arrocho econômico. Mas as vantagens podem ser sentidas bem rápido: o processo é direto e as mudanças trazidas pela otimização são fáceis de lidar. O tempo entre a análise da situação atual e a implementação dos novos processos é curto e o sucesso aparece rápido. O retorno do investimento costuma vir em poucos meses. Esse tipo de projeto também costuma pavimentar a estrada para o futuro: outros processos poderão seguir este primeiro imediatamente, e a fundação para a implementação de uma arquitetura baseada em serviços estará construída.
Riscos pequenos com Business Process Management
Há um grande potencial de otimização escondido nos processos e que precisa ser explorado. Com um olho na redução de custos e aumentando a competitividade, não há como não ter bons resultados com a gestão de processos e com a metodologia e as ferramentas de BPM.
A análise de mercado do Gartner chegou a essa conclusão: de acordo com o estudo “It’s a Matter of Survival: Use BPM to Drive Out Costs”, as companhias podem reduzir seus custos em até 20% no primeiro ano de introdução do BPM. Na recente publicação do instituto, “Seven Key Guidelines to BPM Project Success” – em português, algo como “Sete dicas-chave para o sucesso de um projeto em BPM” – o primeiro conselho já diz tudo: comece pequeno.
Ali Arzani – CEO da inubit Brasil - acumula mais de 15 anos de experiência como executivo em empresas líderes de seus segmentos, no mercado de TI, com ênfase em projetos de ERP, Middleware e Offshoring. Em 2009, estabeleceu na capital paulista a inubit Brasil, que oferece ao mercado a abrangente plataforma para implementação do Business Process Management (BPM). Como principal executivo da inubit Brasil, Arzani também responde pelas estratégias de crescimento no continente sul americano.
