Mais uma vez Christian Barbosa nos auxilia com dicas sobre como negociar prioridades para obtermos mais tempo.
Divido com vocês o artigo dele e teço meus comentários após.
5 formas de negociar prioridades
Seja com seu chefe, colega de trabalho ou cliente é importante ter clareza do que é prioritário de ser feito, caso contrário tudo vira urgente e você acaba se perdendo.
Na experiência que estou fazendo de acordar mais cedo, para aumentar o nível de resultado, é nítido nos comentários das pessoas que estão aderindo à experiência que eles conseguem melhorias, pois simplesmente nessa hora adicional eles focam em prioridades reais, sem ninguém atrapalhar.
Selecionei 5 formas de você negociar e estabelecer prioridades. Claro que o assunto não termina aqui, mas é bom começo.
1 – Tenha controle do seu dia – Não adianta querer priorizar se você não tiver um planejamento, são coisas ligadas, mas que acontecem em uma ordem. Primeiro eu preciso puxar da cabeça tudo que tenho para fazer, depois eu planejo isso nos próximos 3-5 dias e ai eu priorizo diariamente o que deve ser feito primeiro e depois. Se você não sabe o que deve fazer e ficar apenas recebendo e-mails ou lembranças te dando ordens do que fazer você não vai conseguir priorizar de forma eficaz.
2 – Antecipe ao máximo – Sempre que possível não espere a prioridade virar urgência para fazer. Quanto mais antecedência você tiver, mais flexibilidade terá na hora de definir o momento certo de execução. Adiar uma prioridade que tem prazo para um momento de melhor performance pessoal é super saudável, o problema é quando você tem de fazer a prioridade porque é o limite da entrega.
3 – Negocie prioridades antes de serem urgências – Se você sabe que algumas prioridades dependem de terceiros, não espere que eles lembrem da prioridade na ultima hora. Você não pode mudar o modo das pessoas se planejarem, mas o seu planejamento pode inferir na boa produtividade de toda a equipe. Pequenos e-mails de lembrete ou de oferecimento de ajuda ajudam a relembrar a tarefa.
4 – Negocie com seu chefe – Eu não aceito quando delego uma tarefa e a pessoa simplesmente retorna: "não dá pra fazer". Não dá por que? Quais as prioridades? É bem diferente quando eles chegam e falam: "eu estou com essas prioridades na semana, o que você acha que deve ser priorizado?". O líder tem de saber o que é prioritário, ele junto com você pode negociar as prioridades e os prazos. Haverá dias que vai precisar de "tempo extra", mas na maior parte dos casos deverá ser possível ajustar.
5 – Negocie com base no resultado – Se tiver dúvidas do que deve ser priorizado, eu sugiro "elevar" o questionamento para as metas, momento, visão ou missão da empresa. Precisa aumentar o faturamento? Priorize as atividades de faturamento. Precisa aumentar a qualidade de serviço? Priorize o atendimento ao cliente. Priorizar significa dar uma ordem de execução, não esquecer a atividade, por isso saber o momento certo de fazer se torna imprescindível nessa decisão.
Em resumo, quando você for negociar com seu chefe tempo e prioridades, pense sempre no que outro lado quer e não apenas nas suas necessidades.
Quer dizer, se você está atarefado, isto não é um motivo suficiente. Para sê-lo aos olhos do seu chefe, mister que você demonstre os riscos de uma tarefa ter que esperar a outra ser feita, que apesar de todo seu esforço, há necessidade de mais pessoas envolvidas, enfim, justifique com razão para colher os resultados.
Para gerar tempo, precisa-se começar a fazer as prioridades. Para negociar prioridades, use as dicas acima.
Use seu tempo com sabedoria, afirma Christian Barbosa. Concordo. Cada segundo pode fazer a diferença.
