Neste artigo, nós procuramos trazer algumas dicas e informações para você não perder o controle das suas contas a pagar. Agora, nada mais justo do que falarmos um pouco do reverso dessa moeda, do movimento oposto neste fluxo de caixa: as contas a receber. Sim, todos aqueles compromissos que outras pessoas ou empresas assumiram com você. Pode parecer um assunto um pouco mais agradável do que “contas a pagar”, mas não se engane: requer tanto a sua atenção quanto.
Isso porque, acredite, é muito fácil nos perdermos na administração daquilo que nos é devido. Se já é normal um empresário enfrentar problemas financeiros por falta de controle, imagine o empreendedor – ainda mais no início de um projeto, quando é obrigado a desempenhar várias tarefas ao mesmo tempo. Se você já se viu nessa situação, perdido entre contas a receber e a pagar, saiba que não está sozinho. Tem muita gente que, na hora de mergulhar nas próprias finanças, acaba se desorientando, nadando sem sair do lugar, correndo o risco de se afogar nos números.
Foi pensando nisso que resolvemos produzir esta bóia – ou melhor, este artigo. Com a proposta de ajudar você a se organizar e controlar com mais segurança seus recebíveis, saímos em busca de dicas que acreditamos serem as mais importantes para este processo. São dicas tanto objetivas quanto subjetivas, que em último caso vão contribuir para melhorar sua gestão financeira. Aqui vão elas, para você utilizar sempre que precisar – e sem moderação.
1 – Antes de tudo: nunca conte vitória antes do tempo
Esta dica vem de Brian Hamilton, fundador da consultoria Sageworks e colunista da Inc. Ele afirma que é comum o caso de empreendedores que, ao assinarem um contrato, dão por certo o dinheiro na conta; cheios de otimismo, logo saem comprando equipamentos, contratando funcionários, e tudo mais. Porém, basta um cliente voltar atrás para o mundo desmoronar – e, com ele, as finanças da empresa. Por isso, procure agir com cautela, somente contraindo dívidas quando você realmente tiver recebido um montante.
2 – Organização é tudo, como sempre
Assinou o contrato e recebeu o pagamento? Ótimo!
AGORA É HORA DE MOSTRAR O QUÃO ORGANIZADO VOCÊ É. PORQUE, ASSIM COMO EM RELAÇÃO AO CONTROLE DAS CONTAS A PAGAR, AQUI TAMBÉM ORGANIZAÇÃO É FUNDAMENTAL.
Isso significa conhecer na ponta da língua o vencimento de cada uma das contas a receber, quanto poderá esperar para recebê-las e a forma como serão pagas. Acompanhe de perto quais são os clientes que têm o hábito de pagar com antecedência e quais são os que atrasam; aprenda a lidar com cada um destes perfis.
Organize-se também com as cobranças: atrasos nas cobranças equivalem a atrasos nos recebimentos. Transforme a emissão de cobranças em rotina, se possivel automatize-as, de modo a que suas contas a pagar sempre fiquem dentro dos prazos estabelecidos.
3 – Não tenha medo de cobrar
Por falar em cobranças, percebemos que muitos empreendedores demonstram um certo constrangimento na hora de cobrar por serviços prestados ou produtos vendidos. Ora, isso não faz sentido: se você cumpriu com o que estava previsto em uma transação, é seu direito receber.
De acordo com um artigo do ContaAzul, nenhum cliente pode ficar mais ou menos insatisfeito com uma cobrança de contas a receber, caso o pagamento atrase. Porém, caso ele demonstre essa insatisfação, é melhor você reconsiderar se vai mantê-lo ou não; porque pode ser que esta prática se repita.
Por outro lado, é comum que clientes simplesmente se esqueçam de uma data de pagamento. Neste caso, basta uma lembrança quando esta data chegar, ou passar.
4 – Elabore planilhas separadas
O ideal, para que você não se perca, é desenvolver uma planilha para cada controle diferente: uma para o Controle de Caixa, uma para o Controle de Conta Corrente, uma para o de Contas a Pagar e outra para as Contas a Receber. Existem ferramentas que centralizam estes controles em um só, mas podem ser um pouco mais complexas de se implementar.
5 – Adquira o hábito diário de checar as contas
Escolha,todos os dias, um dos controles (neste caso, de contas a receber) e verifique se os recebimentos estão de acordo com os documentos (notas fiscais, por exemplo) que os geraram. Procure fazer disso um hábito, já que só o seu monitoramento constante poderá garantir o controle total das suas contas a pagar e a segurança da sua gestão financeira.
6 – Estimule o pagamento antecipado por meio de vantagens
Antecipar os recebimentos de sua empresa é, sem dúvida, o melhor dos mundos. Mas por qual motivo alguém paga antes sem ganhar nada em troca? Diante disso, não deixe de considerar oferecer recompensas para quem antecipar os pagamentos – e até mesmo aqueles que pagam em dia por um longo período.
É uma forma bastante eficaz de estimular um comportamento extremamente benéfico para os seus negócios, além de fidelizar clientes.
Para terminar, algumas ferramentas que também podem ser úteis
As soluções abaixo são as mesmas que compartilhamos no artigo relativo às contas a pagar. Todas são ferramentas muito eficazes de gestão financeira, que certamente poderão ajudar a controlar suas contas a receber.
ContaAzul: é mais para pequenas e médias empresas. Oferece controle financeiro, controle de estoque integrado às vendas, integração bancária, emissão de notas fiscais, além de relatórios gerenciais.
Bling: oferece caixa que registra todos os recebimentos e pagamentos efetuados cronologicamente. Por meio dele, você também consegue controlar as contas bancárias.
Nibo: centraliza todas as contas a pagar e receber em um só lugar, com boletos e comprovantes totalmente anexados para que você se organize melhor.
Também há várias ferramentas de gestão de contas a receber totalmente gratuitas – como estas aqui:
Planilha de fluxo de caixa: este é um modelo em PDF criado pelo Sebrae para ajudar empreendedores a administrar seus pagamentos.
Controle de contas a receber: nesta página explicativa, também elaborada pelo Sebrae, você encontra um passo a passo de como implantar um controle eficiente das contas a receber e a pagar.
Planilhas diversas: nesta página do GuiaBolso, você encontra quatro modelos de planilhas de custos para download grátis.
Artigo originalmente publicado no portal da Endeavor Brasil, organização mundial de fomento ao empreendedorismo. Conheça mais sobre a Endeavor e seus conteúdos: www.endeavor.org.br
